Zewnętrzne zgłoszenia nieprawidłowości
Zewnętrzne zgłoszenia nieprawidłowości
Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) z dniem 25 grudnia 2024 r. obowiązuje procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych. Wypełniając ustawowy obowiązek Burmistrz będzie przyjmował zgłoszenia o naruszeniach prawa, wstępnie je weryfikował i przekazywał organom publicznym właściwym do podjęcia działań następczych, a samodzielnie rozpatrywał te zgłoszenia, które dotyczyć będą naruszeń prawa będących w jego kompetencjach.
Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać poprzez dedykowane kanały w następującej formie:
- pisemnej poprzez wysłanie zgłoszenia na adres: Urząd Miejski w Leśnicy, ul. 1 Maja 9, 47-150 Leśnica lub na adres e-mail: sygnalista@lesnica.pl, z dopiskiem „Zewnętrzne zgłoszenie nieprawidłowości – Komisja”;
- w formie ustnej podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.
Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji
Dokonywania zgłoszeń zewnętrznych jest możliwe zgodnie z ustalonym trybem określonym w procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 0050.117.2024 Burmistrza Leśnicy z dnia 20 grudnia 2024 r.
Dokonanie zgłoszenia z wykorzystaniem innych kanałów komunikacji niż określone w Procedurze nie jest dopuszczalne, a wniesione w ten sposób zgłoszenie może zostać nierozpoznane.
Burmistrz może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Burmistrz odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji
Burmistrz przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach Burmistrz przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. Burmistrz informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
Burmistrz nie realizuje obowiązków informacyjnych wobec sygnalisty, jeżeli nie jest znany jego adres do kontaktu.
Informacja zwrotna zawiera informacje o poddaniu zgłoszenia wstępnej weryfikacji. W szczególności informacje dotyczące:
- spełnienia wymagań określonych w ustawie o ochronie sygnalistów w zakresie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego i przyjęciu zgłoszenia do rozpatrzenia lub przekazaniu zgłoszenia do organu właściwego do jego rozpatrzenia;
- niespełnienia wymagań określonych w ustawie o ochronie sygnalistów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych i poinformowaniu, że sprawa będąca przedmiotem zgłoszenia może zostać rozpatrzona w trybie odrębnym;
- braku podjęcia działań następczych ze względu na to, iż sprawa, która jest przedmiotem zgłoszenia nie zawiera istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.
Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych
Osoby rozpatrujące zgłoszenie zewnętrzne są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych.
Osoby uczestniczące w przyjmowaniu zgłoszeń zewnętrznych oraz dalszej pracy z tym zgłoszeniami uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
Zasady przetwarzania danych osobowych, określają klauzule informacyjne stanowiące załącznik do Zarządzenia Nr 0050.117.2024 Burmistrza Leśnicy z dnia 20 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym
Działaniem następczym jest działanie podjęte przez Urząd w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych. Urząd może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Urząd informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
W trakcie przyjmowania, weryfikowania i rejestrowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych dane osobowe sygnalisty oraz dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także inne dane pozwalające na ustalenie tożsamości tych osób nie podlegają ujawnieniu, z wyjątkiem sytuacji, gdy sygnalista wyrazi na to zgodę.
Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
Burmistrz gwarantuje poufną poradę dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego polegającą na udzieleniu wsparcia, informacji i wskazówek w sposób zapewniający zachowanie dyskrecji oraz ochronę tożsamości. Taka porada ma na celu pomoc osobie zgłaszającej w podjęciu świadomej decyzji, czy i jak zgłosić problem, oraz w zrozumieniu potencjalnych konsekwencji takiego działania. Porada udzielana jest w Urzędzie Miejskim w Leśnicy przez członków komisji do spraw zgłoszeń w każdy wtorek w godzinach od 8:00 do 9:00.
Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów.
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:
Adres Biura RPO w Warszawie
Aleja Solidarności 77, 00 - 090 Warszawa
Telefon centrali (+ 48 22) 55 17 700
fax (+ 48 22) 827 64 53
e-mail: